Há 6 anos fundei a Onyo, uma startup que não tinha um escritório. Por um tempo as reniões de sócios aconteceram no Starbucks. Depois de um tempo, logo que começamos a contratar desenvolvedores, alugamos um escritório no Rio de Janeiro, enquanto os sócios moravam em São Paulo. Já na largada começamos a ouvir pleitos para que abraçássemos o modelo remoto.
Foi o time de desenvolvimento que nos indicou ler o livro “Remote: Office Not Required” (dos fundadores da empresa 37 Signals, atualmente Basecamp, que abraça e advoga pelo trabalho remoto) e depois o Rework, dos mesmos autores. Aos poucos fomos dando espaço para o modelo, com um pouco de desconfiança quando se tratavam de funcionários. Mas com a gestão em uma cidade e o time em outra tivemos que aplicar práticas de trabalho remoto desde o início.
O remoto foi ganhando espaço e, em uma primeira necessidade de corte de custos, decidimos nos despedir do escritório fixo para nunca mais voltar a ter um. Foram anos de aprendizado que fizeram com que, ao chegar em uma pandemia que obrigou à adoção do modelo remoto em massa pelas empresas, não tivéssemos quase nada a adequar. Com meu senso de humor incompreendido, fiz piada com o time de que “agora teríamos que adotar o modelo remoto” e ninguém achou graça.
Agora, com a vacina, começa-se a discutir qual o futuro do modelo remoto nas empresas. Vai continuar a ser usado em massa? Vai virar uma vaga lembrança da pandemia? O objetivo deste artigo não é provocar essa discussão. Eu particularmente acho que o modelo tem diversos benefícios, mas não há uma única resposta. Para cada empresa há um modelo ideal. Mas, sem dúvida, o % de adoção de trabalho remoto pós pandemia será dramaticamente maior do que pré-pandemia.
Nossos aprendizados sobre o modelo podem ser úteis para pessoas e empresas que estão pensando sobre isso e se preparando para um futuro (próximo, esperamos) em que será possível optar sobre o modelo a adotar. Por isso, divido-as a seguir.
1- Remoto, não Home Office
Durante a pandemia, quantas vezes ouvi em conferências: “estou na praia”, “estou em Itu”, “na casa dos meus pais”? Quem acha que remoto é sinônimo de Home Office pode errar feio na formatação do modelo. Um dos grandes benefícios é dar ao trabalhador a flexibilidade de trabalhar onde for mais conveniente: para ele(a) ou para a empresa. O que isso quer dizer? Em uma empresa formatada para que as pessoas trabalhem de onde quer que estejam, essa flexibilidade pode ser usada também em benefício dela.
Na Onyo isso significava assumir que as pessoas poderiam precisar de um escritório, mas que ele não estaria em um local fixo. Experimentamos primeiro o plano Business Lounge (agora se chama Associação) e depois adotamos o Beer Or Coffee (que apelidamos de um “Gympass de Coworking”, no qual com uma assinatura você pode usar coworking spaces de diferentes marcas). Ambos nos davam flexibilidade para trabalhar em espaços de coworking espalhados pelo Brasil. Isso significa que dois desenvolvedores de BH tinham um espaço para se encontrar e “parear” em uma entrega desafiadora presencialmente, que um desenvolvedor de Salvador podia ir para um escritório quando queria ou precisava sair de casa, que um analista de implantação podia passar a manhã trabalhando próximo ao cliente com o qual tinha uma reunião na hora do almoço.
Para mim, significava que onde eu iria trabalhar em cada dia dependia da minha agenda de compromissos presenciais. Estávamos na rua, perto do cliente, dia a dia, e não trancados em um escritório que nos afastava deles. Nem tampouco dentro de casa o tempo todo. Com frequência pelo menos semanal, combinávamos reuniões de time presenciais acompanhadas de uma visita à operação para que todos tivessem o pulso e o “olho do dono”. Então, se você está colocando na balança oferecer o “Home Office” como um benefício de RH, pense bem os benefícios que o modelo “Remoto” pode trazer para a empresa, sejam de motivação, de produtividade ou até culturais.
Nota sobre reuniões híbridas no modelo Remoto vs Home Office
Uma prática que observava ser muito comum em empresas que já adotavam o “Home Office” parcial antes da pandemia era a de reuniões híbridas. Reuniões presenciais onde quem estava de Home Office participava remotamente. Ou melhor, tentava participar. Nós mesmos cometemos este erro na Onyo nos primeiros meses, mas depois abolimos essa prática. Nossas reuniões eram, ou remotas, ou presenciais. Em uma reunião presencial, todos deveriam estar presencialmente. Em uma reunião remota, participantes que estivessem juntos presencialmente, entravam via vídeo, cada um em seu computador. Isso fazia com que todos pudessem participar da reunião em pé de igualdade. Não é apenas uma política de reunião, é um shift cultural do modelo remoto. Deve-se assumir que as pessoas não estão juntas, logo as reuniões são remotas. Caso contrário o que se comunica é que as pessoas que não estão presentes fisicamente devem ser prejudicadas. É claro que tivemos nossas excessões, como reuniões comerciais, mas a regra era essa e recomendo fortemente para empresas que queiram adotar o modelo remoto depois da pandemia, mesmo que parcialmente.
2- Encontro presencial é essencial
Se você achava que eu ia defender 100% de trabalho remoto sem contato presencial, este tópico é para desfazer de vez essa impressão. Já no tópico anterior dei vários exemplos de como usávamos a flexibilidade do trabalho remoto para promover encontros presenciais onde achávamos que eles eram importantes. Com o time de São Paulo isso acontecia toda semana. Mas e quem estava fora? Em outra cidade ou até em outro país? Esse é o caso da 37 signals (cujos fundadores escrevem o livro Remote, mencionado acima) e seguimos a receita dela: Reuniões Offsite. Nos esforçamos para realizá-las a cada 3 meses. Trazíamos todos os funcionários de onde quer que estivessem e passávamos juntos um tempo de qualidade para vivermos a realidade da empresa na pele, vivenciando a operação na rua, discutirmos juntos a estratégia, alinharmos a cultura e desenvolvermos proximidade entre todos os membros do time. É claro que fomos ajustando o formato, a duração e outros detalhes de acordo com nossos erros, mas tendo trabalhando em diversas empresas antes de fundar a Onyo, nunca participei de uma dinâmica de teambuilding da empresa inteira como esta, em nenhuma delas.
Mas para planejar os Offsites, dependendo do porte da empresa, eles podem ser de divisões, da liderança ou de outros grupos. Não dá para juntar todo mundo de uma empresa de milhares de funcionários a cada 3 meses em um hotel. Mas o espírito é promover encontros presenciais dos grupos que fizerem sentido para a realidade de cada um. Os laços construídos nestes dias melhoravam muito nossa capacidade de execução como um time ao longo das semanas que se seguiam, em saltos, mais que compensando o fato de, por exemplo, um novo funcionário ter passado 2 meses sem conhecer ninguém da empresa pessoalmente.
3- Câmeras abertas
Fomos chatos com isso, insistindo com os mais tímidos, mas em determinadas video-conferências, todos tinham que estar com a câmera aberta. Em uma interação pessoal as pessoas se comunicam através de olhares, expressões, resmungos, tom de voz… Dá para ler o que se passa com o outro muito além da comunicação verbal. Remotamente não temos todos estes artifícios, mas o que o vídeo comunica é infinitamente mais rico do que o que o audio apenas. Para a efetividade da comunicação, para motivar, inspirar e comprometer, é importante que os dois lados estejam se vendo. Pode parecer impossível para video-conferências enormes, cabe a cada um avaliar quando exigir isso, mas se você precisa gerir seu time remotamente, não subestime a importância do vídeo aberto.
4- Reuniões 1-1 e de Feedback
Porque estou falando destas ferramentas de gestão em um artigo sobre Remoto? Porque elas se tornam imprescindíveis para a gestão no trabalho remoto. Como é mais difícil “pescar as coisas no ar” e como não há o corredor nem o cafezinho para ter aquele papo entre reuniões, todas as interações acabam sendo um pouco mais formais e podem precisar ter hora marcada. Então é importante já deixar rotinas de 1-1 (reuniões entre duas pessoas, com ou sem relação de reporte direto) e de feedback formal agendadas com recorrência. Em uma 1-1, deve se falar de desenvolvimento pessoal, pode-se aproveitar a oportunidade para dar (e receber) feedbacks mais pontuais que não foram dados na “hora H” por algum motivo, sentir o clima e até mesmo dar espaço para levar a conversa mais para o pessoal. Sim, a pandemia deixou mais claro do que nunca como a vida pessoal e a profissional estão intimamente ligadas. Os problemas de uma são os problemas da outra e cabe ao gestor suportar o profissional, mas também o ser humano que veio junto na contratação dele.
5- Flexibilidade e Confiança
Para adotar o modelo remoto, confiança é fundamental. Sem ela dificilmente a relação de trabalho funcionará, mas com ela, é possível oferecer algo importante: flexibilidade. Estou falando de horários, mas também de tudo que vem como consequência disso. Se um funcionário trabalha remotamente, ele pode precisar de flexibilidade, por exemplo para se deslocar, em algumas das situações que descrevi anteriormente. Mas o fato é que não adianta esperar que trabalhe como se estivesse em um escritório fixo. É claro que há compromissos em que tem que comparecer na hora e isso faz parte da construção da confiança. Mas pode ser que ele queira tirar uma soneca depois do almoço, pode ser que precise levar o filho no médico. Isso tudo é muito mais fácil com o trabalho remoto e por isso a flexibilidade é um dos benefícios que tem que vir associado a ele. Isso significa que é um esforço em vão controlar o horário de trabalho para que seja o mesmo de um escritório. E com confiança ele se torna desnecessário. Na Onyo assumimos logo isso e, certinhos que somos com questões trabalhistas, tratamos de formalizar modelos de contrato de trabalho sem controle de jornada com o nosso sindicato. Não significa que não se possa controlar horas trabalhadas e horas extras, mas essa é uma questão secundária. Quando não há controle de jornada, para saber se o profissional está funcionando com o modelo remoto, deve-se medir performance ao invés de horas. Isso é o que toda empresa deveria fazer, não é mesmo? Não é uma maravilha que o modelo remoto nos force a fazer a coisa certa? Como fazer isso? A resposta é o tema do próximo tópico.
6- Ferramentas
Controlar a produtividade da equipe é só um dos desafios que exige boas ferramentas. Fazer o time trabalhar em sincronia requer o mesmo tipo de ferramenta e bons processos de gestão. Experimentamos diversas ferramentas de worklfow, task management etc. Wrike, Jira, Trello, Piepdrive entre muitas outras. Nenhuma delas é perfeita, todas tem seus pontos fortes. Não me arriscaria em recomendar uma ou outra, mas vale compartilhar que tentamos ter uma só para a empresa toda e não funcionou bem. Ferramentas específicas para o time de desenvolvimento, operação, suporte e comercial podem fazer a diferença para a performance de forma a superar os problemas da falta de integração. Para compensar, tentamos sempre ter ferramentas com boa capacidade de reporting ou que permitissem exportar dados para nosso BI, que criamos e mantivemos desde bem cedo na vida da empresa (mas isso é assunto para um outro artigo).
7- Aproveite para contratar os melhores (e cuide para não perdê-los)
Dependendo do nível de adoção e cabeça aberta para o remoto, um dos grandes benefícios que se pode colher é o de poder contratar profissionais em qualquer lugar. Inicialmente abusamos desse benefício contratando excelentes desenvolvedores fora dos grandes centros. Mais recentemente, durante a pandemia, passamos a contratar também o time de operação fora de São Paulo. Faz muita diferença! Mas o cuidado é que cada vez mais empresas estão fazendo isso. No nosso caso, acabamos perdendo bons desenvolvedores para empresas estrangeiras, que pagavam em dólar e fizeram propostas irrecusáveis. Se o funcionário está acostumado a trabalhar assim, pode trabalhar para qualquer lugar no mundo. Então, cuide bem deles! Se você está em uma posição de decidir sobre a adoção do modelo remoto, considere que ele vai se tornar um diferencial de contratação. Muitas pesquisas vem mostrando que a maioria dos profissionais (54% em uma pesquisa da Fundação Dom Cabral com a Grant Thronton) que experimentaram o trabalho remoto têm expectativa de manter esse modelo de trabalho, ainda que parcialmente. A maior parte sente falta do escritório, mas não aceitaria uma proposta de trabalho 100% presencial, a não ser que não tivesse opção (De acordo com pesquisa da Robert Half). Se você não está em posição de decidir, mas está aprendendo a lidar com o modelo, espero que as dicas também te ajudem.
Blog do Fernando Taliberti 